Thema’s; veranderen, verbinden
Onderwerpen; ICT/proces/mensen-en-gedrag

Situatie

De GGZ instelling, opererend vanuit meer dan 10 locaties in Zuid Holland met meer dan 2000 medewerkers en een jaaromzet van bijna € 200 miljoen, wordt geconfronteerd met ingrijpende veranderingen. Bezuinigingen en reorganisaties, gelijktijdig kwaliteitsverbeteringen doorvoeren en implementatie van nieuwe systemen zijn nodig; “verbouwen met de winkel open”.

Rollen;

  • Coach centrale zorg administratie
  • Projectleider Taskforce wachttijden en wachtlijsten
  • Kernteamlid wijzigingen EPD

 

Coach Centrale Zorg Administratie;

De zorg die wordt verleend moet zorgvuldig worden ‘geadministreerd’. Dit moet leiden tot een kwalitatief goede en juiste financiering. De centrale zorgadministratie is functioneel verantwoordelijk voor de keten van deze zorgregistratie en administratie, op alle locaties. De administratieve processen worden almaar complexer door voortdurend veranderende regelgeving en decentralisatie van financiering.

Ik coach de manager van de Centrale Zorgadministratie, de medewerkers van de zorgadministratie en de functioneel beheerders. Hoe verkrijgen we inzicht en overzicht over deze bijzonder complexe processen en toe te passen regelgeving en hoe neemt de zorgadministratie functioneel verantwoordelijkheid over de gehele keten, op alle locaties. Tegelijkertijd start er een ‘herinrichting’ (reorganisatie) van de zorgadministratie, waardoor een groot aantal fte’s komen te vervallen.

Tijdens deze onrustige tijden leidt dit tot overzicht en borging, en waar mogelijk verbetering van de verschillende belangrijkste processen. De herinrichting wordt momenteel uitgevoerd.

Projectleider Taskforce terugdringen wachttijden en wachtlijsten

De GGZ in Nederland wordt geconfronteerd met soms lange wachttijden en wachtlijsten. GGZ Rivierduinen heeft zicht ten doel gesteld om de wachttijden en wachtlijsten actief terug te dringen en vormt een Taskforce, bestaande uit zorginhoudelijke experts, een directeur, een bestuursadviseur, zorglogistiek managers en een projectleider. De Taskforce krijgt de opdracht van het bestuur en directie om een actieve bijdrage te leveren in het terugdringen van de wachttijden en wachtlijsten. Het programma raakt alle uithoeken van de organisatie. Gelijktijdig wijzigt de informatie normering opgelegd door de NZa; GGZ instellingen dienen naast de aanmeldwachttijd ook de behandelwachttijd actief te vermelden. De Treeknorm is hierbij leidend.

Na een door de taskforce uitgevoerd intern onderzoek en het bezoek aan enkele collega GGZ instellingen wordt een plan van aanpak gemaakt.

De eerste stap is gericht op uniforme en eenduidige registratie in het bronsysteem (Psygis Quarant). Dit levert juiste- en valide stuurinformatie over de wachttijden op. Deze nieuwe registratiewijze wordt gedetailleerd ontworpen en getest. Hierbij staat ‘optimalisatie proces, waar mogelijk digitaal, minimale administratieve last’ centraal. De nieuwe ontwikkelde wijze van registreren wordt vervolgens op alle locaties ingevoerd door instructie en intensieve begeleiding. Tijdens de ontwikkeling wordt de afdeling stuurinformatie betrokken en gevraagd op basis van de gegevens doeltreffende management informatie te ontwikkelen.

De tweede stap is gericht op het begeleiden van directies – management – zorgadministraties – coördinatoren en behandelaren op de locaties om actief te sturen op het verkorten van de wachttijden en wachtlijsten, op basis van de verkregen inzichten. Belangrijke thema’s hierbij zijn o.a. verwijderen van ‘verspilling’ in het proces en door te kijken hoe behandelingen efficiënter en effectiever kunnen worden uitgevoerd.

Momenteel is de implementatie in volle gang van de nieuwe wijze van registratie. Het leidt tot centraal en actueel inzicht in de wachttijden en wachtlijsten. De interventie om de wachttijden daadwerkelijk te verkorten wordt momenteel bepaald.

Kernteamlid wijzigingen EPD

Ook behandelaren worden belast met administratieve activiteiten. Het is de ambitie om deze last tot een minimum te beperken. Samen met enkele directeuren vormen we een kernteam om wijzigingen in het EPD (Elektronische Patiënten Dossier) te ontwikkelen en door te voeren, waardoor het registreren van de behandeling op meer efficiënte wijze kan worden uitgevoerd.

Deze optimalisatie heeft impact op de gehele organisatie en onderliggende en aanpalende ICT systemen. In een kort tijdsbestek van 4 maanden worden de processen onderzocht en verbeteringen ontworpen, het EPD wordt technisch aangepast en uitvoerig getest. Nieuw training en instructiemateriaal wordt ontworpen samengesteld. Hierbij wordt veel aandacht gegeven aan communicatie en begeleiding op de werkvloer. De technische release gaat foutloos en wordt goed ontvangen, een belangrijke optimalisatieslag is hiermee bereikt.